Intégrations calendrier
Connectez Google Calendar et Zoom pour synchroniser vos rendez-vous et créer des visioconférences automatiquement.
Synchronisez vos outils pour un planning unifié
Les intégrations calendrier de Boost Conciergerie connectent votre système de réservation à vos outils quotidiens. Google Calendar synchronise vos rendez-vous dans les deux sens, Zoom crée automatiquement des liens de visioconférence, et les rappels automatiques réduisent les rendez-vous manqués.
Connecter Google Calendar est fortement recommandé. La synchronisation bidirectionnelle garantit que vos créneaux de réservation reflètent toujours votre planning réel, y compris les événements créés en dehors de Boost Conciergerie.
Google Calendar
Connecter votre compte
- Accédez à Réservation > Intégrations dans la barre latérale
- Dans la section Google Calendar, cliquez sur Connecter
- Autorisez Boost Conciergerie à accéder à votre Google Calendar
- Sélectionnez les calendriers que vous souhaitez synchroniser
- Confirmez la connexion
L'autorisation utilise le protocole OAuth 2.0 sécurisé. Boost Conciergerie n'a jamais accès à votre mot de passe Google. Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment depuis les paramètres de votre compte Google.
Synchronisation bidirectionnelle
Une fois connecté, la synchronisation fonctionne dans les deux sens :
| Direction | Ce qui se passe |
|---|---|
| Boost → Google | Chaque nouvelle réservation crée automatiquement un événement dans votre Google Calendar avec les détails du rendez-vous (nom du prospect, type d'événement, lien Zoom si applicable) |
| Google → Boost | Les événements existants dans votre Google Calendar bloquent les créneaux correspondants dans vos disponibilités. Un rendez-vous médecin à 14h sur Google Calendar rend ce créneau indisponible pour les réservations |
Calendriers multiples
Si vous utilisez plusieurs calendriers Google (professionnel, personnel, partagé), vous pouvez choisir :
- Quels calendriers consulter pour bloquer les créneaux occupés
- Dans quel calendrier créer les nouveaux événements de réservation
Sélectionnez votre calendrier personnel en plus de votre calendrier professionnel pour éviter qu'un prospect ne réserve pendant un rendez-vous médecin ou un événement familial.
Zoom
Connecter votre compte Zoom
- Accédez à Réservation > Intégrations dans la barre latérale
- Dans la section Zoom, cliquez sur Connecter
- Autorisez Boost Conciergerie à accéder à votre compte Zoom
- La connexion est active
Création automatique de liens
Une fois Zoom connecté, le système crée automatiquement un lien de visioconférence pour chaque réservation dont le type d'événement est configuré en visioconférence :
- Un prospect réserve un rendez-vous en visioconférence
- Boost Conciergerie génère automatiquement une réunion Zoom unique
- Le lien de la réunion est inclus dans l'email de confirmation envoyé aux deux parties
- Le lien est également visible dans les détails de la réservation sur le tableau de bord
Assurez-vous que votre compte Zoom dispose d'une licence autorisant la création de réunions. Les comptes gratuits Zoom ont une limite de 40 minutes par réunion avec plus de 2 participants.
Rappels automatiques par email
Le système de rappels réduit les rendez-vous manqués en envoyant automatiquement des emails de rappel avant chaque rendez-vous.
Fonctionnement
- Un rappel est envoyé automatiquement avant chaque rendez-vous à venir
- L'email contient les détails du rendez-vous : date, heure, lieu ou lien de visioconférence
- Le prospect reçoit également un lien de gestion pour reprogrammer ou annuler si nécessaire
Contenu du rappel
Chaque email de rappel inclut :
- Date et heure du rendez-vous
- Type d'événement et durée prévue
- Lieu ou lien de visioconférence (si applicable)
- Informations de contact du membre assigné
- Actions rapides : lien pour reprogrammer ou annuler
Les rappels sont envoyés automatiquement par un processus planifié. Aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire de votre part.
Gestion des réservations par le prospect
Chaque réservation génère un lien de gestion unique envoyé au prospect dans l'email de confirmation. Ce lien permet au prospect de :
- Consulter les détails de son rendez-vous
- Reprogrammer le rendez-vous en choisissant un nouveau créneau disponible
- Annuler le rendez-vous
Lorsqu'un prospect reprogramme ou annule, vous êtes notifié automatiquement par email et le changement est reflété instantanément dans votre calendrier et votre tableau de bord.
Tableau de bord et analytique
Le tableau de bord des réservations vous offre une vue d'ensemble de votre activité de rendez-vous avec des indicateurs clés :
Indicateurs de performance
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Total réservations | Nombre total de rendez-vous créés sur la période sélectionnée |
| À venir | Rendez-vous confirmés et planifiés dans le futur |
| Terminés | Rendez-vous passés et complétés avec succès |
| Annulés | Rendez-vous annulés par le prospect ou par vous |
Tendances et analyses
Le tableau de bord affiche également les tendances de réservation pour identifier :
- Les jours de la semaine les plus demandés
- Les types d'événements les plus populaires
- L'évolution du volume de réservations au fil du temps
Analysez régulièrement vos tendances de réservation pour ajuster vos disponibilités en conséquence. Si le mardi est systématiquement complet, envisagez d'ouvrir des créneaux supplémentaires ce jour-là.
Notifications webhook
Pour les besoins avancés d'automatisation, les événements de réservation peuvent déclencher des webhooks vers vos systèmes tiers.
Les événements suivants peuvent déclencher un webhook :
- Nouvelle réservation — Un prospect vient de réserver un créneau
- Réservation annulée — Un rendez-vous a été annulé
- Réservation reprogrammée — Un rendez-vous a été déplacé à une nouvelle date
La configuration des webhooks se fait dans Paramètres > Webhooks. Consultez la documentation des Paramètres pour plus de détails sur la mise en place.
Synchronisation CRM
Les réservations sont automatiquement liées à votre CRM. Lorsqu'un prospect réserve un rendez-vous :
- Si le prospect existe déjà dans votre base de contacts, la réservation apparaît dans sa chronologie d'activités
- Si le prospect est nouveau, un contact est automatiquement créé dans votre CRM avec les informations fournies lors de la réservation
- Les champs personnalisés du formulaire de réservation sont mappés aux champs correspondants du CRM
Cette synchronisation vous permet de retrouver tout l'historique des interactions — y compris les rendez-vous passés — directement depuis la fiche contact dans le CRM.
Bonnes pratiques
- Connectez Google Calendar dès le départ pour éviter tout conflit d'agenda
- Connectez Zoom si vous proposez des rendez-vous en visioconférence
- Vérifiez vos calendriers synchronisés régulièrement pour vous assurer que tous vos engagements sont pris en compte
- Consultez votre tableau de bord chaque semaine pour suivre vos tendances de réservation
- Exploitez la synchronisation CRM pour maintenir un historique complet de vos interactions avec chaque prospect