Gestion des disponibilités
Configurez vos horaires de disponibilité et ajoutez des exceptions pour gérer votre planning.
Contrôlez précisément quand vous êtes disponible
La gestion des disponibilités vous permet de définir exactement quand vos prospects peuvent réserver un rendez-vous. Le système croise vos disponibilités avec vos événements existants pour ne proposer que des créneaux réellement libres — aucun risque de double réservation.
Les disponibilités que vous configurez ici s'appliquent à tous vos types d'événements. Le système combine votre planning hebdomadaire, vos exceptions de dates et votre calendrier Google (si connecté) pour calculer les créneaux disponibles.
Planning hebdomadaire
Le planning hebdomadaire est la base de vos disponibilités. Il définit un cycle récurrent de créneaux horaires pour chaque jour de la semaine.
Configurer votre planning
- Accédez à Réservation > Disponibilités dans la barre latérale
- Pour chaque jour de la semaine, définissez si vous êtes disponible ou non
- Pour les jours actifs, configurez vos plages horaires (début et fin)
- Enregistrez vos modifications
Exemple de configuration typique
| Jour | Disponible | Horaires |
|---|---|---|
| Lundi | Oui | 09:00 – 12:00, 14:00 – 18:00 |
| Mardi | Oui | 09:00 – 12:00, 14:00 – 18:00 |
| Mercredi | Oui | 09:00 – 12:00 |
| Jeudi | Oui | 09:00 – 12:00, 14:00 – 18:00 |
| Vendredi | Oui | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 |
| Samedi | Non | — |
| Dimanche | Non | — |
Vous pouvez définir plusieurs plages horaires par jour pour créer des pauses. Par exemple, une plage le matin (9h-12h) et une l'après-midi (14h-18h) avec une pause déjeuner entre les deux.
Exceptions de dates
Les exceptions vous permettent de modifier vos disponibilités pour des dates spécifiques, sans toucher à votre planning hebdomadaire récurrent. Utilisez-les pour :
- Bloquer des dates — Vacances, jours fériés, formations, déplacements
- Ajouter des créneaux spéciaux — Ouverture exceptionnelle un samedi, horaires étendus pour un événement
Ajouter une exception
- Dans la section Disponibilités, cliquez sur Ajouter une exception
- Sélectionnez la date concernée
- Choisissez l'action :
- Indisponible toute la journée — Aucun créneau ne sera proposé ce jour-là
- Horaires personnalisés — Définissez des plages horaires spécifiques pour cette date
- Enregistrez l'exception
Les exceptions ont priorité sur le planning hebdomadaire. Si vous êtes normalement disponible le mardi mais que vous ajoutez une exception pour un mardi spécifique, ce sont les horaires de l'exception qui s'appliqueront.
Gérer vos exceptions
La liste de vos exceptions actives est visible directement sur la page des disponibilités. Vous pouvez :
- Modifier les horaires d'une exception existante
- Supprimer une exception pour revenir au planning hebdomadaire par défaut
Disponibilités par membre
Si votre équipe compte plusieurs membres assignés aux types d'événements, chaque membre peut gérer ses propres disponibilités indépendamment.
Fonctionnement
- Chaque membre définit son planning hebdomadaire personnel
- Chaque membre peut ajouter ses propres exceptions de dates
- Lorsqu'un prospect réserve un créneau, le système vérifie les disponibilités de chaque membre assigné au type d'événement
- Un créneau est proposé dès qu'au moins un membre est disponible
Pour configurer les disponibilités d'un membre, celui-ci doit se connecter avec son propre compte et accéder à la section Réservation > Disponibilités. Seul le propriétaire du compte peut consulter les disponibilités de l'ensemble de l'équipe.
Prévention des conflits d'agenda
Le système de réservation intègre plusieurs mécanismes pour éviter les doubles réservations et les conflits de planning :
Vérification en temps réel
Lorsqu'un prospect consulte les créneaux disponibles, le système vérifie :
- Le planning hebdomadaire — Le créneau tombe-t-il dans une plage de disponibilité ?
- Les exceptions de dates — Y a-t-il une exception qui modifie les horaires ce jour-là ?
- Les réservations existantes — Le créneau n'est-il pas déjà pris par un autre rendez-vous ?
- Le calendrier Google — Le créneau n'est-il pas bloqué par un événement sur votre calendrier synchronisé ?
- Les temps tampons — Le créneau respecte-t-il les temps tampons configurés pour le type d'événement ?
- Le préavis minimum — Le créneau est-il suffisamment éloigné dans le futur ?
Protection contre les réservations simultanées
Si deux prospects tentent de réserver le même créneau au même moment, le système protège la première réservation confirmée. Le second prospect sera invité à choisir un autre créneau.
Connectez votre Google Calendar pour une protection maximale contre les conflits. Le système bloquera automatiquement les créneaux où vous avez déjà des événements, même ceux créés en dehors de Boost Conciergerie. Consultez Intégrations calendrier pour configurer la synchronisation.
Bonnes pratiques
- Soyez réaliste dans vos disponibilités — prévoyez des pauses entre les rendez-vous
- Mettez à jour régulièrement vos exceptions pour refléter vos congés et absences prévues
- Connectez Google Calendar pour une vue unifiée de tous vos engagements
- Testez vos créneaux en visitant votre page de réservation publique pour vérifier que les horaires affichés correspondent à vos attentes
- Utilisez les temps tampons dans les types d'événements pour les rendez-vous nécessitant un déplacement